De kracht van de 80/20-regel: Waarom ik er zo'n fan van ben
Als digitaal strateeg is het mijn uitdaging om digitale producten en diensten te laten groeien, strategieën op te zetten en deze uit te voeren. Omdat je vaak maar kort de tijd hebt om je te bewijzen, je er meteen moet staan en de inwerkperiode kort is, is efficiëntie essentieel. Een van de meest waardevolle principes die ik toepas om deze efficiëntie te bereiken, is de 80/20-regel, ook wel bekend als het Pareto-principe. In deze blogpost wil ik niet alleen uitleggen wat de 80/20-regel inhoudt, maar ook drie voorbeelden laten zien van hoe ik het gebruik.
Wat is de 80/20-regel?
De 80/20-regel, afgeleid van het Pareto-principe, stelt dat ongeveer 80% van de resultaten voortkomt uit slechts 20% van de inspanningen. Deze verhouding kan variëren, maar het idee erachter is duidelijk: een klein deel van de input genereert het merendeel van de output.
Voorbeelden:
20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de totale omzet.
20% van de uitgevoerde advertenties levert 80% van de traffic naar de website op.
20% van de werknemers is verantwoordelijk voor 80% van de resultaten.
Wie bedacht de 80/20-regel?
Vilfredo Federico Damaso Pareto werd geboren in Italië in 1848. Hij zou later een belangrijke filosoof en econoom worden. Volgens de legende merkte hij op een dag op dat 20% van de erwtenplanten in zijn tuin 80% van de gezonde peulen produceerde. Deze observatie zette hem aan het denken over ongelijke verdeling. Hij onderzocht verschillende industrieën en ontdekte dat 80% van de productie meestal afkomstig was van slechts 20% van de bedrijven. Deze generalisatie werd: 80% van de resultaten zal voortkomen uit slechts 20% van de actie.
Drie voorbeelden hoe ik het vaak toepas:
I. Onderscheiden van hoofdzaken en bijzaken
Bij het beginnen van een nieuwe opdracht of pitch ontvang ik vaak veel documenten die ik moet doornemen. Het is dan gemakkelijk om overweldigd te raken door de talloze mogelijke richtingen die ik zou kunnen inslaan. Door niet klakkeloos te beginnen, maar eerst te scannen en een scheiding aan te brengen tussen de 20% die echt belangrijk is, kan ik mijn energie richten op de meest impactvolle activiteiten. Dit stelt me in staat om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden en prioriteiten te stellen. In plaats van te verdwalen in details en kleine taken, kan ik me concentreren op de kern.
II. Maximale efficiëntie bij de (door)ontwikkeling van digitale producten
Door de toepassing van de 80/20-regel kan ik vaak de 20% van de functies en features identificeren die daadwerkelijk van waarde zijn voor gebruikers. Dit probeer ik doorgaans te achterhalen door zowel naar kwantitatieve resultaten (wat gebruikers doen) als kwalitatieve resultaten (waarom gebruikers bepaalde handelingen verrichten) te kijken.
Bij ABN AMRO heb ik deze benadering bijvoorbeeld toegepast tijdens de ontwikkeling van een online platform voor MKB'ers. Door middel van workshops, verkennende gebruikersinterviews en het maken van prototypes, heb ik de cruciale 20% aan functies geïdentificeerd die daadwerkelijk waarde toevoegen, waarna we aan de hand van deze bevindingen het platform geoptimaliseerd hebben tijdens de daaropvolgende BETA-fase.
III. Betere besluitvorming
Bij het ontwikkelen van een nieuw product of het optimaliseren van processen, word je ongetwijfeld geconfronteerd met de voortdurende uitdaging van beperkte middelen en capaciteit binnen de organisatie. Het gaat namelijk niet alleen om jouw tijd die je moet maximaliseren, maar ook om die van het hele team. In plaats van te proberen het onmogelijke te doen, is de 80/20-regel erop gericht om echt te begrijpen welke projecten het belangrijkst zijn. Wat zijn de belangrijkste doelen van de organisatie, en op welke specifieke activiteiten moet je je vervolgens richten om deze doelen te bereiken?
Een goed voorbeeld hiervan is toen ik bij Unilever betrokken was bij het opzetten van de innovatiestructuur en meedacht over welke soorten innovaties in aanmerking kwamen om door de organisatie te worden aangepakt en ontwikkeld. Een van de belangrijkste dingen die ik introduceerde, was het bepalen van welke innovaties juist niet in aanmerking kwamen voor verdere ontwikkeling, en wat de criteria hiervoor waren. Dit schept duidelijkheid en zorgt ervoor dat er betere beslissingen worden genomen, door niet te veel te focussen op randzaken.
Conclusie
Dus als conclusie, ongeacht je situatie, er zitten maar 24 uur in één dag. De 80/20-regel kan je helpen om prioriteiten te stellen, zowel op persoonlijk vlak als op het werk, want anders komt er nooit een einde aan de eindeloze lijst met (ook onbelangrijke) taken.
P.S.
Ook als je kijkt naar je privé-situatie zal je zien dat de 80/20-regel vaak opgaat.
Ik heb best wel veel kleren in mijn kast hangen, maar 80% van de tijd of meer pak ik één van mijn blauwe truien of overhemden.
Ik heb twaalf kamers in mijn huis, maar ik breng ongeveer 80% van mijn tijd door in alleen mijn slaapkamer, woonkamer en studeerkamer.
Op mijn smartphone heb ik 78 verschillende mobiele apps geïnstalleerd, maar 80% van de tijd gebruik ik slechts een van de 24 apps op mijn eerste scherm.